そもそも在留資格認定証明書とは？

在留資格認定証明書（いわゆる「COE」）とは、外国人が日本に中長期滞在するための在留資格を取得する際に、日本側から発行される事前審査通過の証明書です。この証明書を外国人が現地の日本大使館・領事館に提出することでビザ（査証）の発給を受け、日本への入国が可能となります。

【実務解説】渡航しなかった場合に起きること

認定証明書が交付されたにも関わらず、以下のような理由で渡航しなかった（できなかった）ケースは珍しくありません：

• 内定が取り消された
• 家庭の事情で渡航中止になった
• ビザ申請の途中で状況が変わった
• 健康上の理由
• 他国での就労を優先した など

このような場合、「放置しても大丈夫なのか？」と疑問に思う方が多いですが、実務的には以下の点に注意が必要です。

認定証明書の有効期限と重要な注意点

在留資格認定証明書の有効期限は、原則として発行日から3か月間です。この間にビザ申請および入国が完了しない場合、証明書は無効となります。

たとえ入国しなかったとしても、証明書が発行されたという記録は入管の内部に残っており、次回のビザ申請に影響を及ぼすことがあります。

特に「COEを取っておきながら渡航しなかった人物」として、入管が慎重な審査を行うことが実務上よく見受けられます。

返納・取消しの必要性と方法

紙で交付された場合

紙の認定証明書（A4サイズの証明書）を交付された場合、実際に使用せず渡航を取りやめたときは、必ず返納することが推奨されます。

返納先は以下のいずれか：

• 申請時に管轄していた地方出入国在留管理局
• 申請代理人（行政書士等）経由での提出

送付の際は簡易書留など記録の残る手段を使い、表書きには「認定証明書返納書在中」と明記します。必要に応じて理由書も同封すると丁寧です。

PDFで交付された場合

2023年以降、一部の在留資格では「PDF形式」での電子交付が始まっています。この場合、物理的な証明書が手元に存在しないため、返納の義務は生じません。

しかしながら、使用せずに無効となったPDF証明書は、必ず削除して管理することをおすすめします。使用しなかったこと自体は違法ではありませんが、情報漏洩や不正使用のリスクを避けるためにも、データ管理には注意が必要です。

認定証明書の未使用が将来に与える影響

「証明書を取得したが来日しなかった」という事実は、申請者本人の記録として入管に残ります。これはビザ審査時に過去の履歴として参照されることがあります。

以下のようなケースでは、より慎重な審査や理由書の提出を求められる可能性があります：

• 再度同じ在留資格で申請する場合
• 就労ビザ→配偶者ビザへ切り替えるような場合
• 会社側が複数名をまとめて申請し、その中の一人が渡航しなかった

このようなリスクを避けるためにも、使用しないCOEは入管に事情を説明し、可能であれば取消申出を行うことが望ましいです。

取消申出とは？どうやって行う？

認定証明書の取消申出は、申請代理人または本人が行うことができます。以下の書類が一般的に必要です：

• 取消申出書（任意様式でも可）
• 本人確認書類のコピー（パスポート等）
• 認定証明書の写し（または原本）
• 事情説明書（なぜ渡航しなかったのか）

これらを郵送または持参で、申請を行った入管窓口に提出します。申出後、特段の通知はないことが多いですが、将来のビザ申請時に「適切な対応をした記録」として有利に働く可能性があります。

まとめ：放置はNG、早めに入管へ連絡を

在留資格認定証明書を取得したものの、やむを得ず渡航を取りやめた場合、証明書をただ放置するのは避けるべきです。以下のように適切な対応を取ることが重要です：

• 紙の場合は返納・取消申出
• PDFの場合は削除と事情説明
• 将来の申請への備えとして、理由書を残す

このような実務対応を丁寧に行うことで、次回以降のビザ申請にも安心して臨むことができます。行政書士としても、こうしたケースの相談は多く、状況に応じて柔軟な対応が求められます。

当事務所では、東松山市、滑川町、坂戸市、熊谷市などを中心に、在留資格認定証明書に関するご相談も承っております。