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外国人採用時の在留カード確認は、コピーを受け取り、有効期限を表に入力するだけでは終わりません。本人のカードであること、偽変造の疑いがないこと、在留と就労の条件、採用する仕事との関係を順に確認します。カード番号の照会で問題が表示されなくても、その仕事に就けることまで証明されるわけではありません。
2026年6月14日からは、新様式の在留カードと、マイナンバーカードの機能を持つ特定在留カードが導入されています。従来の様式だけを前提にした社内マニュアルは、記載位置や確認方法を見直す必要があります。この記事では、カードの種類を確かめてから確認する手順を整理します。
採用担当者が一人で「問題なし」と決めない仕組みを作る
最初に、誰が原本を確認し、判断が難しいときに誰へ相談するかを決めます。面接担当者、入社手続担当者、現場責任者が別々に確認していると、「前の担当が見ているはず」と確認が抜けることがあります。確認済みの項目と未確認の項目を、担当者名・日付とともに管理してください。
採用選考では、職務に必要な能力や適性の確認と、就労できる条件の確認を分けて行います。必要性を説明せずに家族情報や過去の私生活まで広く求める必要はありません。在留カードの確認についても、目的と取扱方法を本人に伝え、必要な範囲で進めます。
オンライン面接で送られた写真だけでは、カードの質感や本人との照合が十分にできない場合があります。写真を受け取った時点を最終確認とせず、原本を確認する時期と方法を決めます。応募時に全員の詳細な証明書を長期保存する運用も、必要性から見直しましょう。
第一段階：本人、カードの種類、二つの期限を確かめる
本人と顔写真、氏名、生年月日等を照合し、カードが本人のものかを確認します。氏名表記が履歴書等と異なる場合は、通称や表記の違いなどの事情を本人に確認し、推測で別人と判断しないようにします。必要に応じて旅券等の資料との整合も確認します。
在留期間の満了日と、カード自体の有効期間の満了日は、意味が異なります。特に在留期間が無期限の在留資格では、カードの更新期限を在留資格の失効日と混同しないことが重要です。人事の管理表も「期限」という一列にまとめず、何の期限を記録しているか分かる名称にします。
在留カードを持っていない人が、必ず就労できないわけでもありません。カードが後日交付される場合など、旅券等によって確認する必要がある状況もあります。特別永住者の取扱いも通常の在留カードと同一ではありません。想定外の書類が提示されたら、その場で不採用と決めず、公式案内に沿って確認方法を調べます。
2026年の新様式は、旧様式の見本と区別して読む
新様式では、従来券面にあった「在留期間」「許可の種類」「許可年月日」「交付年月日」などの扱いが変わっています。出入国在留管理庁は、2026年8月19日公開の読取アプリの版で、在留期間等の表示に対応したと案内しています。古いカード見本に項目があるからといって、新しいカードに印字がないことだけで偽造と判断してはいけません。公式の新様式案内を確認してください。
特定在留カードは、裏面に個人番号が記載されます。就労資格確認の記録を作るために、個人番号まで無条件にコピー・保管する運用は避けます。個人番号を扱える事務と、採用時の在留資格確認を分け、番号を収集しない撮影・複写方法を整えてください。税・社会保険のために適法に取得する場合も、目的と管理を分けます。
第二段階：番号照会とIC情報を、目視確認と組み合わせる
出入国在留管理庁は、在留カード等番号失効情報照会と、在留カード等読取アプリケーションを提供しています。番号照会は、その番号の失効情報を確認する手段です。実在する番号を悪用した偽造もあるため、照会結果だけで真正なカードと確定することはできません。公式にも、その結果がカードの有効性を証明するものではないと説明されています。
読取アプリを使う場合は、本人の同意を得たうえで、公式のサポートページから対応環境と操作方法を確認します。読み取った情報と券面の記載を照合し、写真や氏名等に食い違いがないかを確認します。アプリの画面が開いたことだけを「確認完了」の条件にせず、確認する項目を社内の手順に入れてください。
読み取りがうまくいかない原因は、端末の対応、操作、カードの状態など複数考えられます。一度読めなかったことだけで偽造と断定することは避けます。一方、矛盾や不審な点が解消しない場合は、採用を急ぐ事情があっても見過ごさず、最寄りの地方出入国在留管理局へ問い合わせます。
原本の確認が終わった後、会社が旅券や在留カードを預かり続けることを、通常の管理方法にしないでください。コピーや確認記録で管理する範囲と、原本をその場で確認する行為を分けます。疑問点がある場合も、本人への説明と適切な窓口への照会を通じて解決します。
第三段階：就労制限の内容を読む
| 主な表示 | 採用時に続けて確認すること |
|---|---|
| 就労制限なし | 在留・カードの状態を確認し、通常の労働条件等の確認へ進む |
| 在留資格に基づく就労活動のみ可 | 在留資格で認められる活動と、実際の職務が対応するか |
| 指定書により指定された就労活動のみ可 | 旅券に添付等されている指定書の内容 |
| 就労不可 | 資格外活動許可の有無と、許可された範囲。正社員就労等を当然視しない |
資格外活動許可の確認では、許可の有無だけでなく、活動・時間・場所等の条件を確認します。例えば原則週28時間以内の包括的な許可では、複数の勤務先の時間を合算して考える必要があります。会社の勤務時間だけが上限以内ならよい、という運用にしないようにします。
旧様式では裏面の資格外活動許可欄を確認しますが、新様式も含め、記載位置は公式の見本と照合してください。申請中という表示や受付の記録がある場合も、何を申請し、現在どの条件で在留・就労しているかを確認します。申請した希望の活動が、その時点で既に許可されたとは限りません。
特定活動・特定技能では、指定書まで確認する
特定活動は、同じ在留資格名でも個人ごとに指定される活動が異なります。名称だけで「働ける」「どの企業でも働ける」と判断せず、指定書に記載された内容を確認します。特定技能についても、受入れ機関や分野等との関係を指定書で確認する必要があります。カードの表面だけを受け取って手続を終えないようにします。
指定書の内容が担当者には理解しにくい場合は、実際の職務、勤務地、雇用主を添えて相談します。書類を見せずに「特定活動の人です」とだけ伝えると、適切な確認につながりません。新しい勤務先での手続が必要な場合は、働き始める前に進め方を整理します。
確認が終わらない場合の社内連絡を決めておく
担当者が判断できない場合は、確認済みの事実と不足している情報を分けます。「カードの原本は確認済みだが、指定書をまだ確認していない」「番号の照会は済んだが、予定職務との対応は未確認」と書けば、次の担当者が同じ作業を繰り返さずに済みます。漠然と「在留資格に問題あり」と記録することは避けましょう。
確認が必要な理由は本人にも伝え、追加で見せてもらう資料とその目的を説明します。本人の日本語力によっては、専門用語を言い換えたり、通訳を確保したりする必要があります。書類を持ってくるよう指示するだけでなく、どの書類かを公式の案内で示すと、別の資料を用意する行き違いを減らせます。
現場の入社準備と、就労できる条件の確認は進捗を分けて管理します。制服や端末の準備が終わったからといって、就労確認まで完了したことにはなりません。未確認のまま勤務を開始させないよう、入社前の最終確認者を決めます。必要な確認が長引く場合の採用・契約上の対応は、本人と連絡を取りながら適切な相談先へ確認してください。
入社前、更新後、配置変更時にも確認をつなげる
選考時と入社時の間に、在留資格や勤務予定が変わることがあります。採用を決めた後も、入社前に最新のカード・必要な指定書と予定職務を再確認します。更新・変更の結果が出たときは管理表を更新し、古い資料と新しい資料の区別を付けます。
確認記録には、確認日、確認者、書類の種類、就労上の条件、追加確認の要否と対応先を残します。現場へは、担当してよい業務や勤務時間の条件など、業務管理に必要な事項を伝えます。カード画像を全員が閲覧できる共有フォルダーに置くことは避けてください。
真偽確認と、採用する仕事の在留資格上の確認は、別々に完了を判断する必要があります。カードが真正でも、配置する仕事によっては手続が必要です。職務が変わる場合や判断に迷う場合は、就労ビザ申請・転職採用の相談へ、仕事内容と書類の状況を整理してお寄せください。