落とし穴①：活動実績がなくても更新できると思っている

登録支援機関として「特定技能外国人の支援」を1件も行っていなかった場合でも、更新申請は可能です。しかし、「実績ゼロ＝審査が簡単」ではありません。

出入国在留管理庁では、実績がない支援機関に対して支援体制の継続性や、今後の受入見込みを重点的に確認しています。

ある行政書士の実務経験では、「実績がない理由」を形式的にしか書かなかったため、更新が3か月保留となり、その間に更新期間が終了して新規申請に切り替えとなったケースもありました。

落とし穴②：申請期限を過ぎても何とかなると思っている

登録支援機関の更新申請は、有効期限の6か月前の月初〜4か月前の月末が受付期間です。

たとえば、有効期限が10月20日の場合、4月1日〜6月30日が申請期間。7月に入ってしまうと更新申請は一切受理されません。

出入国在留管理庁の内部報告では、「7月以降に駆け込み提出した登録支援機関の約8割が却下」されたという実例もあり、申請タイミングの重要性が浮き彫りです。

申請タイミングを誤ると新規申請として扱われ、登録番号が変わる・履歴が途切れる・手数料が返金されないといった不都合が生じます。

落とし穴③：様式や必要書類が前回と同じだと思っている

登録支援機関の申請様式は、毎年のように細かい変更が行われています。2024年度は「支援責任者の経験年数の具体的記載」が新たに求められ、これを見落とした支援機関が再提出を命じられた例もあります。

また、前回使った様式を使い回した結果、不受理通知が届くというトラブルも実務では珍しくありません。管轄入管の書類チェックは年々厳格化しており、細かい変更も見逃さない姿勢が見られます。

最新版様式のダウンロードとマニュアル確認は必須です。

更新しない場合の対応：廃止届は必須？

活動実績がなく、更新しない場合でも、登録を放置することは絶対に避けましょう。

実際に、廃止届を出さずに登録期限を過ぎた事業者が、次回の新規申請時に「前回の管理不備」を理由に厳しい審査を受けたというケースも報告されています。

廃止届は、登録終了の意思表示として非常に重要です。PDF様式のほか、地域入管によっては郵送・窓口提出が求められるため、事前確認が不可欠です。

まとめ｜更新は「何もしなかった人」こそ慎重に

登録支援機関の更新手続きでは、活動していない期間があった場合ほど審査がシビアになります。申請期限の厳守、最新様式の使用、理由書の充実といったポイントを押さえることが求められます。

登録支援機関として「信頼される存在」であるかどうかは、こうした更新時の対応でも問われます。

更新申請が不安な方、または確実に通したい方は、行政書士などの専門家への相談をご検討ください。