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この記事の目次
留学生を正社員として採用する場合、内定や雇用契約だけで就労開始が認められるわけではありません。予定する仕事に合う在留資格への変更が必要かを確認し、本人の学歴等と仕事内容、会社の資料を整理して進めます。卒業日、在留期限、入社予定日は別々に管理してください。
この記事では、主に「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への変更を検討する企業向けに説明します。実際の仕事によっては他の在留資格を検討する場合があります。正社員という雇用形態だけで、どの資格に当たるかが決まるものではありません。
内定を出す前に仕事内容を具体化する
留学生の日本語力や面接の印象だけでなく、大学・専門学校等で学んだ内容、これまでの経験、採用後の業務を確認します。職務名を「総合職」にしておくだけでは、専門知識を用いる仕事か、実際にどの業務を行うかを説明しにくくなります。
配属先の責任者と、担当業務、使用する知識、顧客、成果物、教育計画を整理します。たとえば「海外営業」であれば、対象市場、商談、調査、資料作成、翻訳等の具体的な内容を明らかにします。申請用には専門業務と説明し、現場では別の作業に長期間従事させるような不一致を避けてください。
本人が専門学校等を卒業する場合は、学科名だけで関連性を判断せず、称号や履修内容を確認します。外国人留学生キャリア形成促進プログラムの認定等が関係する場合も、学校全体ではなく該当学科・課程と修了の条件を確認する必要があります。
学校の資料は卒業見込みと卒業後を分ける
在学中に準備できる資料と、卒業後に確定する資料があります。卒業見込証明書、成績証明書、履修内容、卒業証明等の取得時期を学校に確認し、本人が申請の進行に合わせて提出できるようにします。卒業が確定していない段階で、卒業済みとして記載しないことが重要です。
大学、短期大学、専門学校等で審査上の確認点は同じではありません。学歴要件の検討に必要な資料を確認し、必要であれば授業内容の説明や資格の証明も準備します。外国語の証明書を使う場合は、日本語訳等の要否を現在の提出案内に沿って確認します。
出席、在籍状況、資格外活動等について本人側の在留状況が問題になることもあります。会社は必要な範囲で事実を確認し、本人の説明が不明確なときは放置せず、適切な相談を促します。採用担当者が本人の過去の手続をすべて推測で補うことはできません。
会社のカテゴリーと提出資料を確認する
技人国の提出資料は、所属機関のカテゴリーや申請内容により異なります。上場企業等、源泉徴収関係の条件を満たす機関、その他の機関などで案内が分かれます。会社の知名度や従業員数の印象だけでカテゴリーを決めず、証明できる資料で確認します。
現行の変更申請の案内には、「留学」からの変更に関し、国内の大学等の卒業者や一定の条件を満たす場合の提出資料省略の取扱いもあります。申請人の条件と企業側の条件を確認し、利用できる場合の説明書等を準備します。省略できることと、その活動が在留資格に該当することは別の問題です。
必要に応じて、登記事項証明、事業案内、決算資料、雇用条件を明示する書面、会社の代表者に関する申告書等を準備します。新設会社で決算がない場合は事業計画等の確認が必要です。学校側が本人の資料を揃えていても、会社資料の準備が遅れれば手続は進みません。
２０２６年の追加資料を職務に応じて確認する
２０２６年４月１５日以降の申請では、カテゴリー３・４の場合、代表者に関する申告書等の追加提出が案内されています。主に翻訳・通訳や接客等の言語能力を用いる対人業務に従事する場合は、業務上使う言語についてＣＥＦＲ・Ｂ２相当の能力を示す資料も確認対象です。
ただし、すべての技人国申請で一律に日本語能力試験Ｎ２が必要という案内ではありません。対象となる業務、資料、みなしの取扱い等を公式ページで確認します。国内の大学等を卒業する場合の取扱いも含め、本人の学歴と申請の時期に合わせて整理してください。
会社が業務の説明を曖昧にすると、この資料が必要かどうかも判断しにくくなります。「外国人対応」の一言で済ませず、誰にどの言語で何を説明する仕事か、専門的な仕事のどの部分で言語能力を使うかを明確にします。
入社日を許可取得と連動させる
変更申請中でも、現在の在留資格で認められていない活動を始めることはできません。留学中の資格外活動許可があっても、正社員として予定する就労をそのまま始められるとは限りません。卒業後、どの教育機関にも在籍していない場合には、留学生向けの包括的な資格外活動許可でアルバイトを続けられない点にも注意が必要です。
会社は、許可が希望日までに出ない場合の入社日調整、研修の扱い、本人との連絡方法をあらかじめ検討します。「研修」「手伝い」という名称でも、実際の活動が許可された範囲かを確認する必要があります。無給にすればどの活動も可能という判断はできません。
| 時点 | 会社が行う準備 | 本人と確認すること |
|---|---|---|
| 内定前後 | 職務・配属・雇用条件の具体化 | 学歴、在留期限、卒業予定 |
| 申請準備 | 企業資料の収集、職務説明 | 学校資料、申請内容、連絡先 |
| 審査中 | 追加資料への対応、日程調整 | 卒業確定、活動範囲、結果の受領 |
| 入社前 | 就労可能な状態の確認 | 許可内容、新しい在留情報 |
新卒一括採用でも本人ごとに確認する
説明用の架空例として、同じ大学から二人を採用しても、一人はシステム開発、もう一人は店舗の接客中心という場合を考えます。同じ学歴で同じ会社だから、二人に同じ申請説明を使えるとは限りません。担当する仕事、必要な知識、本人の履修内容を別々に確認することが必要です。
また、卒業予定日や在留期限が同じとは限らず、海外の学歴や資格を補足資料として使う場合もあります。会社が共通資料を準備する一方で、本人ごとの確認表をつくると混同を防げます。個人情報のファイルを他の内定者と共有しないよう管理してください。
配属を入社後に決める採用では、在留資格との関係を採用部署だけでなく配属決定者にも伝えます。許可を得たあとに、申請時と大きく異なる仕事へ変更する場合は再確認が必要です。人事ローテーションの予定も、早い段階で検討材料に含めます。
学校・本人・会社の連絡を一本化する
留学生の新卒採用では、卒業予定の確認、学校が発行する資料、会社が作る雇用条件、本人の申請準備が並行します。本人に同じ資料を複数の担当者から依頼しないよう、会社の窓口と確認表を一本化します。学校への問い合わせが必要な場合は、本人に目的を説明し、どの資料や課程について確認したいのかを明確にします。
採用担当者と配属先の責任者には、申請で説明する仕事内容を共有します。採用時には専門業務を予定していたのに、入社後の現場では別の業務を長期間任せることにならないよう、研修と本配属の内容を具体化します。研修という呼び方だけで判断せず、期間、目的、本人が行う活動を整理して確認してください。
卒業見込みが変わった場合には、内定時の予定どおり進めないことがあります。単位不足、卒業日の変更、必要書類の発行遅れがわかったら、本人が早く会社へ相談できるようにします。会社は雇用契約と在留手続への影響をそれぞれ確認し、事情を把握しないまま勤務を始めさせたり、一方的に資格の見込みを判断したりしないようにします。
入社までの待機期間も連絡方法を決める
許可の時期が入社予定とずれる場合に備え、誰が状況を把握し、どの時点で日程を見直すかを決めます。本人が申請状況を会社へ伝える方法と、追加資料を依頼されたときの会社の対応窓口を明確にすると、連絡が止まることを防げます。審査に要する期間は個々の事情で変わるため、平均的な期間を入社可能日の保証として伝えないでください。
年度ごとの新卒向け案内に申請時期の目安が掲載されることがあります。前年度の案内をそのまま転用せず、対象となる卒業時期と最新の案内を確認します。本人への連絡文には、現在確定している事項と、許可等の条件が整ってから確定する事項を分けて書きます。社宅の入居や転居が伴う場合は、日程変更時の調整先も一緒に伝えると準備しやすくなります。
会社が相談前に揃えるとよい資料
- 採用予定の職務説明と雇用条件の案。
- 本人の在留期限、学校・学科、卒業予定と学歴資料の取得見込み。
- 会社の事業案内、登記、決算等の準備状況。
- 入社日、研修、配属変更の予定。
- 本人と学校の連絡窓口、会社の資料収集担当。
就労ビザ申請では、仕事内容と本人・会社の条件を確認して必要な手続を整理します。申請の可否や許可時期を自動的に保証するものではありません。資料が揃っていない段階でも、わかる範囲の情報を相談フォームからお知らせください。