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この記事の目次
特定技能の在留期間更新は、前回と同じ申請書を出すだけの手続ではありません。現在の活動、雇用条件、受入れ機関の状況、必要な支援や届出の履行などを確認し、継続して受け入れるための準備を進めます。会社は在留カードの期限だけでなく、契約更新日、通算在留期間、必要な資料の取得時期を合わせて管理することが重要です。
この記事は、同じ企業で特定技能外国人を継続雇用するケースを中心に整理しています。転職、分野変更、１号から２号への移行などは、単純な更新とは異なる検討が必要です。どの手続に当たるかを最初に確認してください。
在留期限と契約期限を同じものと考えない
雇用契約を延長しても、在留期間が自動的に延びるわけではありません。逆に、在留期間が残っていても雇用契約が終了するなら、その後の活動と手続を整理する必要があります。人事台帳には在留期限、雇用契約期限、申請予定、支援契約期間を別々の項目で持たせます。
在留期間更新の申請時期は、一般に在留期間満了前で、６か月以上の在留期間を有する場合はおおむね３か月前からが案内されています。特別な事情や個別の手続の扱いは公式案内を確認します。社内で資料を集める準備は、それより前から進められるため、申請開始時期と準備開始時期を分けると余裕ができます。
申請したこと、受付されたこと、許可されたこと、結果の受領を終えたことも区別します。期限内申請に関する特例期間の扱いは条件があるため、「出してあればいつまでも働ける」と説明しないでください。本人の現在の在留状況と、どの段階にあるかを確認できる管理が必要です。
１号の通算在留期間を早めに点検する
特定技能１号で在留できる期間は、通算で原則５年以内です。１回ごとの在留期間と、これまでの通算期間は別に考えます。現行の公式案内では、１号の在留期間は３年を超えない範囲で個々に指定されるとされていますが、希望した年数がそのまま許可されるわけではありません。
過去に別の会社や分野で特定技能１号として在留していた期間も関係するため、今の会社への入社日からだけで計算しないことが重要です。通算期間の算入や例外に関する取扱いは改正があるので、出入国履歴、過去の許可、休業等の事情を整理し、最新の公式案内に照らして確認します。
２号への移行を予定する場合も、長く働いたことだけで自動的に移れる制度ではありません。対象となる分野、技能水準、経験等の条件、必要な試験と準備期間を調べます。「更新の際に考える」では間に合わない場合があるので、本人の希望と会社の育成計画を早めに話し合うことが大切です。
前回から変わった雇用と会社の状況を集める
勤務地、担当業務、賃金、勤務時間、休暇、住居、支援担当などに変更がないかを確認します。申請書上の情報は前回のままでも、現場で兼務が増えている場合があります。人事だけでなく現場責任者にも確認し、具体的な作業や勤務先を整理してください。
会社側では、名称・住所・代表者、事業所、雇用状況、公的義務の履行等、審査に関係する情報を確認します。納税や社会保険関係の資料は、誰がどの機関へ申請するか、証明の対象期間、交付までの日数を把握します。期限直前に未納や記載の不一致を見つけても、短時間で整理できるとは限りません。
資料が不足しているときに、形式を整えるためだけの説明書を作って実態と違う内容にすることはできません。事実を整理し、必要な手続や相談を行ったうえで、事情を正確に説明します。登録支援機関は税務や社会保険の判断をすべて代行できるわけではないため、担当部署や専門家と役割を分けます。
支援の実施と届出を更新前に照合する
定期面談、相談対応、生活上の支援等について、支援計画と実際の運用に差がないかを確認します。支援機関に委託している場合は、必要な記録をどの時点で受け取るかを決めます。更新申請の時期に初めて連絡すると、担当者変更や記録不足が判明することがあります。
特定技能所属機関の定期届出は現在年１回ですが、雇用契約、支援計画、支援委託契約等の変更に関する随時届出は別です。年度末にまとめて出せばよいと考えず、変更の発生時に必要な手続を確認します。過去の届出が不明なら、提出日、提出方法、控えや受付記録を探します。
地域の共生施策に関する協力確認書も確認対象です。事業所と住居地に関する提出や申告の条件を、現在の制度と自治体の案内に照らして確かめます。住所や勤務先が変わったときは、以前の確認で足りるかを一律に決めず、必要な対応を整理してください。
提出資料は最新版の一覧から組み直す
申請人と会社の資料、分野別資料を分けて管理します。同じ特定技能でも申請の内容や企業の状況により必要な資料は異なり、提出省略の条件も変わることがあります。前回のファイルを基礎資料にすることはできますが、そのまま今回の必須資料一覧として使用しないでください。
| 資料のまとまり | 社内の主な担当候補 | 準備上の確認 |
|---|---|---|
| 雇用・勤務 | 人事、現場責任者 | 今回の契約、実際の仕事内容、変更の有無 |
| 会社・公的義務 | 総務、経理、労務担当 | 証明の種類、対象期間、交付予定 |
| 支援 | 支援責任者、委託先 | 支援計画、実施記録、担当体制 |
| 本人・在留 | 本人、人事 | 期限、旅券、住所、通算期間、本人の希望 |
資料を集めるときは、同じものを複数の担当へ頼んで混乱させないよう、管理者を一人決めます。更新日、版、原本の保管先を明示し、個人情報を含む書類の共有方法にも配慮します。申請取次を依頼する場合は、誰が最終内容を確認するかを契約前に整理します。
更新後の情報を次の一年へつなげる
説明用の架空例として、更新が許可されても、人事台帳の期限が以前のままになり、次回準備が遅れたケースを考えます。結果の受領を確認し、新しい在留期間、カード情報、支援契約との関係を更新するところまでを手順にします。本人にも次に必要となる手続を伝え、変更があったときの連絡方法を再案内します。
更新の際に求められた追加資料や、確認に時間がかかった事項を記録しておくと、次回の準備に役立ちます。ただし一度追加提出した資料が、毎回必須になるとは限りません。必要性の理由と、今回の審査上の事情を分けて記録してください。
更新準備を日付から逆算する
在留期限だけを登録するのではなく、資料の収集開始、本人との確認、会社資料の確定、申請の予定、追加資料への対応という節目を設定します。法定の申請可能時期と社内の準備開始日は同じではありません。年度末や担当者の休暇と重なる場合は、証明書の取得や社内決裁が滞ることも考慮します。各節目に担当者を割り当て、遅れがわかった時点で共有できるようにします。
登録支援機関が変わった場合は、現在の委託契約だけでなく、過去の支援実施や未解決の相談に関する資料がどこにあるかを確認します。前の機関にあった記録がすべて自動で引き継がれるとは限りません。更新時に初めて不足に気付かないよう、切替時の引継ぎと定期的な記録確認を結び付けます。必要な資料は、目的と対象期間を明確にして依頼してください。
給与や勤務時間について本人の認識と会社記録が異なるときは、申請書の表現だけを調整して済ませるものではありません。雇用条件、実際の勤務、支払の記録を照合し、事実関係と対応を整理します。問題がある場合は必要な是正と相談を行い、説明資料を実態に合わせて準備します。許可を受けるために不一致を隠すことはできません。
一回の在留期間と通算期間を分ける
特定技能１号には、今回許可された在留期間とは別に、原則として通算在留期間の上限があります。企業が変わっても過去の期間を無視できるわけではないため、前職を含む在留履歴を確認します。一方で、期間の算入や特例の取扱いは改正されることがあるので、欠勤、出産、育児等の事情を会社独自の式だけで処理しないでください。
履歴表には、在留資格、許可期間、勤務先、関連する事情、確認に使った資料を記入し、原本資料と照合できるようにします。残り期間を口頭の記憶だけで決めると、本人の将来設計にも影響します。更新を繰り返せばいつまでも同じ資格で働けるという説明を避け、必要に応じて今後の在留資格や雇用計画も早い段階で検討します。
会社が今月確認したいこと
- 対象者全員の在留期限と申請準備の担当は決まっているか。
- １号の通算期間に過去の勤務先の期間も含めて確認したか。
- 賃金・業務・事業所・支援体制の変更が共有されているか。
- 必要な届出の提出記録と、公的義務の状況を確認できるか。
- 本人の継続勤務・資格変更等の希望を聞いているか。
特定技能の受入れサポートでは現在の在留状況に合わせて手続を整理し、登録支援サービスでは継続支援の範囲を確認します。申請と月額支援は別の業務なので、料金・契約条件と合わせてご相談ください。