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この記事の目次
登録支援機関に委託できるのは、主として特定技能1号外国人が日本で働き、暮らすための支援計画の実施です。全部委託を選んでも、会社が雇用主として負う賃金の支払い、労働時間の管理、職場の安全確保などの責任は残ります。「外国人に関係する仕事をすべて任せる」という理解では、必要な対応が抜けるおそれがあります。
初めて外部委託する企業では、申請、支援、労務管理を一つの業務として考えがちです。契約前にこの三つを分け、実施する人、決める人、情報を渡す人を整理すると、委託後も現場が迷わず動けます。本記事では、支援機関へ依頼する範囲と、会社の社内体制を具体化します。
支援計画に沿った業務を委託する
特定技能1号では、雇用条件などを伝える事前ガイダンス、入出国時の送迎、住居確保や生活に必要な契約の支援、生活オリエンテーション、公的手続への同行、日本語学習の機会の提供、相談・苦情への対応、日本人との交流促進、一定の場合の転職支援、定期面談などが支援の対象になります。各項目を本人の状況に合わせて実施することが必要です。
ここでいう生活の支援は、本人に代わってあらゆる契約を結んだり、日常の買い物を無制限に代行したりすることではありません。本人が説明を理解し、自分で生活を続けられるように必要な情報と手助けを届ける役割です。例えば携帯電話の契約では、契約条件や料金の説明、店舗への同行の有無などを具体的に決めます。契約の名義人や利用料金の負担まで曖昧にしないことが大切です。
会社と支援機関の役割を場面で分ける
| 場面 | 支援機関に確認する業務 | 会社が担う業務 |
|---|---|---|
| 入社前 | 本人が理解できる説明、支援計画の実施準備 | 業務・就業場所・給与の決定、社内受入れ担当の指定 |
| 生活開始 | 住居や行政窓口の案内、必要な同行 | 社宅条件の決定、勤務日程の調整、費用の手配 |
| 就業中 | 相談の受付、面談、課題の整理 | 勤怠・給与・安全衛生の管理、職場改善 |
| 変更発生 | 支援上の影響確認、必要情報の提供 | 変更事実の把握、雇用判断、届出義務の履行 |
支援機関から「住宅の契約支援を行う」と説明を受けても、物件の契約者、保証の方法、家賃の支払者、退去時の精算方法は別に確認します。担当者同士が想定する範囲が違うと、本人が入居できない、会社の想定外の支払いが生じるといった問題につながります。業務名だけで合意せず、具体的な成果と企業側の準備を記録してください。
全部委託でも雇用主の責任は移らない
全部委託は、会社に必要な支援体制の基準に関係する制度上の扱いです。雇用契約の履行や法令遵守まで支援機関へ移転する制度ではありません。勤務シフト、残業、休憩、業務上の指揮命令は会社が管理します。賃金未払いがあれば、支援機関に相談窓口があっても会社が是正しなければ解消しません。
また、会社は配置変更や賃金改定、休職、退職予定などを把握できる立場にあります。支援機関がその変化を知らなければ、支援計画や手続への影響を検討できません。毎月の定例連絡に加え、重要な変化を生じた時点で伝える運用を作りましょう。人事部だけでなく、現場責任者が連絡の対象となる出来事を理解していることも重要です。
在留資格申請と支援契約を区別する
在留資格の申請書類を整える業務と、受入れ後に継続する支援業務は、内容も期間も異なります。同じ窓口に相談できる場合でも、誰がどの資格・権限で対応するのか、申請の報酬と支援の料金がそれぞれ何を含むのかを確認します。「支援を依頼したので更新申請も当然含まれる」と決めつけないようにしてください。
労務・社会保険の手続、税務、紛争対応にも、それぞれの専門分野があります。登録支援機関であることだけを理由に、すべての専門業務を受託できるわけではありません。依頼先が直接対応する業務、会社が行う業務、別の専門家へ相談する業務を分けると、二重依頼や担当不在を避けられます。連携先についても、実際の依頼方法と費用を確認しましょう。
届出は「資料作成」と「提出責任」を分けて確認
受入れ企業には、特定技能制度上の届出が求められます。支援機関と契約しただけで、会社の届出義務が消えるわけではありません。2026年の公式案内では、定期届出について受入れ企業が支援機関の支援実施状況も取りまとめて提出する扱いが示されています。過去の運用や、別の企業の契約をそのまま当てはめず、現在の様式と提出方法で役割を決めます。
社内では、情報を集める担当、内容を承認する責任者、実際に提出できる権限を持つ担当、提出結果を保存する担当を決めてください。支援機関に資料作成の補助を依頼する場合も、会社が確認すべき内容と期限を契約や運用表に残します。提出したかどうかを口頭だけで確認せず、受付記録まで保管すると引継ぎにも役立ちます。
相談内容をすべて共有する約束にはしない
本人が会社に言いにくい悩みを支援機関へ相談することもあります。健康、家庭、ハラスメントなどの情報を、本人の意向や必要性を確認せずに会社へ一律共有する運用では、相談窓口が機能しにくくなります。一方で、生命・身体の保護や法令上の対応が必要な場合には、適切な連絡と対応を検討しなければなりません。
企業向けの報告では、支援を実施した日、課題、会社に必要な対応、期限を中心に整理し、個人情報の共有範囲を別途定めます。「相談があった」ことと「本人が話した詳細をすべて報告する」ことは同じではありません。本人向けの説明でも、誰にどの情報を伝える可能性があるかをわかる言語で案内しましょう。
委託を始める前に、一枚の役割表を作る
まず、現在の雇用人数、在留期限、勤務地、住居、使用言語、入社予定日を一覧にします。次に、申請、各支援項目、労務管理、届出、本人からの相談について、「主担当」「会社の協力事項」「連絡先」「追加費用の条件」を記入してください。未定の欄が残る場合は、契約前の打合せで解消します。
運用を始めてからも、担当者が休んだとき、本人が別事業所へ異動したとき、夜間に問題が起きたときにどう動くかを確認します。平常時の業務を外注できるかだけでなく、例外時の判断者まで決まっていると、会社が外部支援を活用しやすくなります。最初の面談後に役割表を見直す日を設けると、現場との認識差を早めに修正できます。
業務の境界で迷いやすい三つの場面
病院への相談では、受診先や利用方法を案内する支援と、休暇・勤務を調整する会社の業務が関係します。支援担当が症状を聞いた場合も医療的な診断を行うわけではありません。急を要するときの救急への連絡、本人の意思確認、会社が知る必要のある就業上の配慮を分けて考えます。受診の詳細を職場全体へ知らせる運用にしないことも大切です。
給与の相談では、支援担当が明細の見方や本人の疑問を整理できても、金額を決定し、計算の誤りを修正するのは会社です。支援機関から質問が届いたら、経理へ確認して根拠を示し、本人へわかる形で回答する担当を決めます。毎回「支援担当に説明してもらった」で閉じず、明細の作り方や入社時の説明に改善点がないか振り返りましょう。
職場での対人関係の相談では、支援担当が話を聞くことと、会社が事実を調べて職場環境を改善することは別の仕事です。誰に話を聞くか、本人の不利益を防ぐにはどうするかを検討し、内容によって労務や紛争の専門家に相談する必要があります。支援の外注だけで、社内の相談・調査体制を置き換えないようにしてください。
連絡の優先順位も合意しておく
支援窓口への連絡は、予定調整、通常の相談、安全に関係する緊急連絡で必要な対応が違います。会社は、担当の不在時に誰が判断できるかを指定し、支援機関にも確認します。「担当へ送信したから終わり」ではなく、重要な案件は受領が確認できる方法を選びます。夜間や休日の対応条件は、実際の体制を確認してから本人へ伝えてください。
依頼する仕事を増やす際にも、まず契約範囲を確認します。会社の現場担当が独自に依頼し、その結果を人事も経理も知らないと、実施内容と請求が結び付きません。新しい作業を依頼するときの承認者と、会社へ報告する項目を決めておくと、委託関係を維持しながら必要な変更へ対応できます。
役割表には、判断に迷ったときの確認先も記載します。担当者が交代しても、前任者の経験に頼らず動けることが重要です。例えば、会社の規程で答えられる事項は人事へ、生活手続の案内は支援担当へ、専門的な法律判断は対応できる専門家へという流れを整理します。本人を何度も別窓口へ回すだけにならないよう、最初に受けた担当が引継ぎ状況を確認できる運用にしてください。
支援範囲の整理から相談したい場合は、登録支援サービスをご覧ください。契約前に対象者の状況と会社の体制を確認し、料金・支援範囲と合わせて依頼内容を整理します。個別の対応条件は、相談フォームからご相談ください。