外国人雇用状況の届出｜雇用保険別の期限・提出先・記入チェック

外国人を採用・雇用終了するときは、まずその人が雇用保険の被保険者かを確認してください。この分岐によって、ハローワークへ出す書類、電子申請の入口、期限が変わります。外国人雇用状況の届出は、在留資格の申請や就労許可とは別の手続きです。

この記事は、民間企業の人事・採用担当者向けに、採用・離職の届出を準備する順序を整理します。国・地方公共団体の「通知」は期限等が異なるため、ここでは扱いません。

執筆・公開：エールZEAL国際行政書士事務所／情報確認日：2026年10月6日

1．短時間のアルバイトや永住者も対象を確認する

対象となる外国人を雇い入れたときと、離職したときに、事業主が届け出ます。雇用保険に入らないアルバイトも対象です。「永住者」「定住者」「日本人の配偶者等」の在留資格だから不要、とは判断できません。

対象から除かれるのは、在留資格「外交」「公用」と特別永住者です。「永住者」と「特別永住者」は別です。留学生のアルバイトでは、届出の準備とあわせて資格外活動許可の有無・内容を確認します。根拠は厚生労働省の外国人雇用状況届出Q&A（Q3・Q17・Q25）です。

2．雇用保険の有無で、書類と期限を分ける

「正社員／アルバイト」という呼び方だけで選ばず、雇用保険担当者に被保険者に該当するかを確かめます。対象判断が不明な場合は、雇用条件を整理して管轄ハローワーク等へ確認してください。

被保険者の資格取得届・喪失届に必要事項を記載して提出すると、外国人雇用状況の届出も行ったことになります。同じ内容を様式第3号や専用システムへ重ねて登録する必要はありません。厚生労働省の届出案内で、提出時点の様式を確認できます。

2026年10月6日に採用・離職した場合の期限例

以下は日付の考え方を示す仮定例です。個別の採用・離職の事実や手続きの適用を判断した例ではありません。

• 被保険者として10月6日に採用：翌月の11月10日まで。
• 被保険者が10月6日に離職：10月7日を1日目として10月16日まで。
• 被保険者でない人を10月6日に採用、又は同日に離職：11月30日まで。

採用と離職では数え方が違います。管理表に「日付・被保険者の該当・期限・担当者」を一組で記録し、期限より前に社内の確認日を設けると、月末のまとめ処理で離職届を遅らせることを防ぎやすくなります。

3．提出先と電子申請の入口を確認する

被保険者の場合は、雇用保険の適用を受けている事業所を管轄するハローワークへ提出します。電子申請はe-Gov電子申請を利用できます。

被保険者でない場合は、本人が勤務する事業所・店舗・工場等の所在地を管轄するハローワークが提出先です。派遣労働者は派遣元を管轄するハローワークになります。電子届出には外国人雇用状況届出システムを使います。複数拠点がある会社は、本社の住所だけで提出先を決めないでください。

提出先の説明は、厚生労働省の「外国人雇用はルールを守って適正に」（6〜8頁）で確認できます。

過去に紙で届け出た事業所は、電子への切替を先に相談

以前に資格取得届・喪失届や様式第3号などで一度でも外国人雇用状況を届け出た事業主は、専用システムの新規登録画面から直接IDを取得できません。過去の提出先を確認し、管轄ハローワークへ電子届出の切替を相談してください。厚生労働省の案内には「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」が掲載されています。

電子画面の在留資格の選択肢には暫定的な扱いがある場合があります。指定書と違う分野を自己判断で選ばず、e-Govの特定技能に関する公式案内と最新のお知らせを確認してください。

4．様式第3号は、在留カードと指定書から確認する

2026年10月時点では、厚生労働省が掲載する現行の様式第3号（R080614）を参照します。紙で提出する場合は、記入面を表、注意書を裏に印刷し、外国人1人につき1枚を使用します。

• ①氏名：通称ではなく、在留カード等に基づくローマ字の氏名とカタカナのフリガナを記入します。
• ②在留資格：特定技能は、指定書で確認した分野も括弧書きします。特定活動では、指定書に記載された具体的な活動を確認します。
• ③在留期間（期限）：在留カード等に記載された満了日を確認します。雇用契約の終了日を転記しないようにします。
• ④〜⑥：生年月日・性別・国籍・地域を、確認資料と照合します。
• ⑦資格外活動許可：採用時に、許可を受けて働く人に該当する場合は有無を確認します。離職だけの届出では、この欄は記載不要です。
• ⑧在留カード番号：在留カードを所持する人は、英字2桁＋数字8桁＋英字2桁の12桁を記入します。

仮定の記入例：本人の指定書が介護分野を指定している特定技能1号の場合、②欄は「特定技能1号（介護）」と記入します。これは現行様式の記入方法を示す例であり、介護分野の人が雇用保険の被保険者にならないという意味ではありません。実際の提出方法は、先に確認した雇用保険の区分で選びます。

採用だけなら表題の「離職」を、離職だけなら「雇入れ」を抹消し、該当する年月日と事業所情報を記入します。在留カード等は提示を受けて確認しますが、この届出に在留カードのコピーを添付する必要はありません。

在留カード等読取アプリを使う際は、本人の同意を得て、IC情報と券面を照合することが適切とされています。詳しい確認方法は採用時の在留カード確認の記事と、現行の外国人雇用管理指針（第五）を参照してください。

5．「入力した」で終わらず、提出完了まで確認する

1. 資料と提出経路をそろえる。雇用保険の区分、採用・離職日、勤務先、本人資料、過去の届出の有無を整理します。
2. 入力と照合を分ける。氏名・在留期限・カード番号・特定技能の分野は、入力後に元の資料へ戻って確かめます。
3. 電子画面の最後まで進む。専用システムでは、新規登録の確認画面で内容を確かめ、「確定」の後に完了表示を確認します。確認画面で作業を止めないでください。
4. 担当者間で完了を共有する。使用した手続き、提出日、完了を確認した記録を管理表に残します。本人の書類を社内の一般チャットに広く配布する必要はありません。

専用システムの同一人物候補の警告を見たら、先に既存情報を確認してください。誤登録を解消しようとして、実際には退職していない人へ離職情報を入力しないようにします。訂正方法が不明なら、管轄ハローワークへ相談します。操作の根拠は公式操作マニュアル（2026年3月版）です。

6．よくある間違いと、今後の変更に備える

• 「アルバイトだから不要」：被保険者でなくても、対象となる外国人の採用・離職は届け出ます。
• 「採用も離職も翌月末」：被保険者の離職は翌日起算10日以内です。表の分岐を確認します。
• 「支援機関に任せているから会社は確認不要」：誰がどの届出を準備・提出し、会社がどう完了を確認するかを決めます。登録支援の委託と、雇用主の手続き管理は分けて整理します。
• 「ハローワークへの届出で入管手続きも全部済む」：外国人本人の所属機関に関する届出や、特定技能所属機関の随時届出などは、在留資格・対象事由に応じて別途確認します。すべての人・機関が一律に同じ届出を重ねるわけではありません。

入管側の届出・支援報告の管理は、特定技能の届出・報告の記事で整理しています。

2027年の案内を、現在の手順と混ぜない

厚生労働省は2027年4月1日から使う様式も別に掲載しています。現時点の記入例に将来用の様式を混ぜず、提出日が近づいたら公式ページを確認してください。

専用システムでは、2027年1月以降、雇用保険適用事業所の新規登録・情報更新の扱いが変わる旨も公表されています。適用事業所は、事業主自身で情報を修正できなくなり、新規登録も先にハローワークへ問い合わせる扱いです。非適用事業所は引き続き登録・修正ができます。年をまたいで準備する場合は、システムトップの最新のお知らせを確認してください。

7．提出前の確認リストと、次にすること

• 対象者が「永住者」か「特別永住者」かなど、除外条件を混同していない。
• 雇用保険の区分を確認し、書類・提出先・期限を選んだ。
• 採用日・離職日を確認し、社内の担当者と確認日を決めた。
• 氏名・在留期限・カード番号を元の資料と照合した。
• 特定技能の分野、特定活動の具体的活動は指定書で確かめた。
• 電子への切替が必要か確認し、二重登録を避けた。
• 完了表示・提出記録を確認し、入管側の必要手続きも切り分けた。

まずは直近の採用・離職予定について、担当者と一緒に上の項目を埋めてください。届出先や記入の訂正はハローワークへ、雇用保険などの労務手続きの専門的な相談・代行は社会保険労務士等へ確認します。

当事務所の在留資格申請や特定技能の受入れ・支援の相談は、就労ビザ申請のご案内・登録支援サービスをご覧ください。依頼する業務の範囲と費用は料金・支援範囲で確認できます。相談先の役割は外国人雇用はどこに相談するかの記事にまとめています。

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